Termeni și Condiții

1Date despre Furnizor

Platforma E-Matrix (denumită în continuare „Platforma" sau „Serviciul") este operată de:

Denumire firmă

SC GLOBAL DISTRIBUTION CENTER SRL

CUI / CIF

RO50169414

Nr. Reg. Comerț

J2024014213400

Capital social

200 RON

Sediu social

Str. Bibescu Voda 1, Bl. P4, Sc. 1, Et. 7, Ap. 19, Sectorul 4, București, București, 040151, România

Cod CAEN principal

6201 — Activități de realizare a soft-ului la comandă

Email contact

[email protected]

Email legal

[email protected]

Telefon

+40 373 813 307

2Definiții

• „Furnizor", „noi", „nostru" — SC GLOBAL DISTRIBUTION CENTER SRL, în calitate de furnizor al Platformei.
• „Client", „Utilizator", „tu" — orice persoană fizică (peste 18 ani) sau juridică ce creează un Cont și utilizează Platforma. Acolo unde Clientul folosește Platforma pentru activități profesionale/B2B, calitatea de „consumator" (Cod consum) NU se aplică.
• „Cont" — spațiul individual de utilizator creat prin înregistrare cu email și parolă, accesibil la /dashboard/.
• „Servicii" — totalitatea funcționalităților oferite de Platformă: agenți AI conversaționali (cold calling, lead management, order confirmation), webchat AI, WhatsApp Business, integrări ERP / e-commerce, sincronizări Google Sheets, automatizări, knowledge base, și orice altă funcționalitate disponibilă în abonament.
• „Credit" — unitatea internă de consum a Platformei. Apelurile, mesajele AI, transcripturile, inferențele LLM și alte acțiuni se contorizează în credite, conform planului ales.
• „Abonament" — planul lunar/anual ales de Client (Free, Creator, Pro, Scale, Business, Custom) cu cantitate de credite alocată în fiecare ciclu de facturare.
• „Date Client" — orice conținut introdus, urcat, transmis sau generat de Client prin Platformă (prompturi, fișiere knowledge base, liste de contacte, înregistrări audio, transcripturi, output AI etc.).
• „Utilizatori Finali" — persoanele cu care Clientul comunică prin Platformă (prospecți, clienții magazinului online, abonați WhatsApp etc.).
• „Date cu Caracter Personal" — în sensul Regulamentului UE 2016/679 („GDPR").
• „Operator" / „Persoană Împuternicită" — în sensul Art. 4 pct. 7-8 GDPR. Pentru Datele Clientului care includ date personale ale Utilizatorilor Finali, Clientul are calitatea de Operator (controller), iar Furnizorul are calitatea de Persoană Împuternicită (processor), conform Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA).

3Acceptarea termenilor

Prin crearea unui Cont, accesarea sau utilizarea Platformei, declari și garantezi că:

• Ai cel puțin 18 ani și capacitatea juridică deplină de a încheia un contract obligatoriu.
• Dacă acționezi în numele unei persoane juridice, ai autoritatea legală de a o angaja în acești Termeni; persoana juridică va fi considerată „Client" în sensul prezentului contract.
• Ai citit, înțeles și accepți integral acești Termeni, împreună cu documentele integrate prin referință: Politica de Confidențialitate, DPA, Acceptable Use Policy, SLA, Notificarea de Conformitate a Apelurilor, Notificarea AI, Lista Subprocesatorilor, Cookies și Refund.
• Datele introduse la înregistrare sunt corecte, complete și actuale, și te angajezi să le actualizezi în max. 30 zile de la orice modificare.

4Descrierea Serviciilor

E-Matrix oferă o platformă SaaS pentru automatizarea proceselor de vânzări, suport și comunicare prin agenți AI conversaționali. Funcționalitățile principale includ:

• Cold Calling AI — apeluri outbound automate către liste de prospecți (în principal B2B), cu mecanism de opt-out și gestionarea conformității de către Client.
• Lead Management AI — sunarea automată a lead-urilor primite prin formulare, WhatsApp, Meta Ads, Google Ads etc.
• Order Confirmation AI — confirmare automată COD pentru magazine online (Shopify, WooCommerce, Gomag și altele).
• Webchat / WhatsApp Business / Instagram Direct — agenți de chat AI integrați pe site sau pe mesagerii.
• Calendar & integrări — programare meet-uri, sincronizare Google Calendar, Google Meet, integrări CRM.
• Knowledge Base — agenții folosesc fișiere și URL-uri urcate de Client pentru a răspunde precis.
• API REST + Webhooks — integrare programatică pentru clienții avansați.

Lista completă a funcționalităților per plan e disponibilă pe pagina de Prețuri. Furnizorul își rezervă dreptul de a adăuga, modifica sau retrage funcționalități la propria decizie, fără ca acest lucru să dea naștere unui drept de despăgubire pentru Client (cu excepția cazurilor în care o funcționalitate cumpărată în mod explicit prin Custom Plan este retrasă în avans).

5Înregistrare și securitatea contului

Ești responsabil exclusiv și integral pentru:

• Păstrarea confidențialității parolei și a oricăror mecanisme de autentificare (2FA, API tokens, OAuth tokens).
• Toate activitățile efectuate din Contul tău, inclusiv cele efectuate de sub-utilizatori sau angajații tăi.
• Notificarea imediată a Furnizorului în caz de compromitere a Contului, la [email protected] și [email protected].

Furnizorul nu răspunde pentru consecințele folosirii Contului tău de către persoane neautorizate dacă această folosire a fost posibilă din cauza nerespectării obligațiilor tale de securitate.

6Plăți, abonament, prelungiri automate

Plățile se procesează prin Stripe, Inc. (procesator certificat PCI-DSS Level 1). Furnizorul nu stochează direct datele cardului — Stripe le păstrează tokenizat conform standardelor PCI.

• Abonamentul se prelungește automat lunar/anual până la dezabonare expresă.
• Te poți dezabona oricând din /dashboard/subscription.php → Stripe Customer Portal; planul rămâne activ până la finalul perioadei plătite.
• La eșecul plății (card refuzat, fonduri insuficiente), Stripe încearcă retry automat timp de până la 21 zile; dacă plata nu reușește, abonamentul intră în status past_due, apoi expired.
• Creditele neutilizate la sfârșitul ciclului nu se reportează peste limita de rollover specifică planului, dacă există.
• Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica prețurile cu notificare prin email cu cel puțin 30 zile în avans; prețul nou se aplică începând cu următorul ciclu de facturare.
• Sumele plătite anticipat nu sunt rambursabile pro-rata, cu excepția cazurilor expres prevăzute în Politica de Rambursare sau impuse de legea aplicabilă.

7Sistemul de credite și taxare

Utilizarea Platformei consumă credite din alocarea lunară. Indicativ:

• Apel voce (cold calling / leads / inbound) — aprox. 870 credite/minut rezervate upfront, cu refund automat al diferenței la încheierea apelului real.
• Mesaj AI (webchat / WhatsApp / Instagram) — între ~100 și 500 credite/mesaj în funcție de modelul LLM ales și lungimea mesajului.
• Apeluri cu durată 0 secunde (eșuate, fără răspuns) — refundate complet automat.
• Inferențe AI suplimentare (transcripturi, sumarizări) — taxare separată per cuvânt/secundă procesat.

Costurile efective se calculează cu acuratețe după consumarea fiecărui apel/mesaj, pe baza datelor primite de la subprocesatori (Twilio, ElevenLabs, OpenAI, Anthropic etc.). Detaliile complete sunt vizibile în /dashboard/dashboard.php tab Activitate recentă.

Furnizorul își rezervă dreptul de a ajusta rata de consum credite per acțiune (în limita unei modificări proporționale cu costurile reale ale subprocesatorilor), cu notificare prealabilă de min. 14 zile prin email.

8Utilizare acceptabilă (AUP)

Utilizarea Platformei este supusă Politicii de Utilizare Acceptabilă (AUP), integrată prin referință. Sumar:

Detectarea unei încălcări AUP duce la suspendare imediată fără rambursare și, după caz, la raportarea către autorități competente.

9Drepturi de proprietate intelectuală

Codul Platformei, design-ul interfaței, logo-ul, marca E-Matrix, documentația, prompturile sistem ale agenților standard, modelele fine-tuned proprietare și orice alt material al Furnizorului sunt și rămân proprietatea exclusivă a GLOBAL DISTRIBUTION CENTER SRL sau a licențiatorilor săi. Acești Termeni îți acordă o licență neexclusivă, netransferabilă, revocabilă, limitată la utilizarea Platformei în scopurile sale obișnuite, exclusiv pe durata Abonamentului activ.

Datele Clientului (prompturi custom încărcate de tine, knowledge base, liste de contacte, înregistrări audio etc.) rămân integral proprietatea ta. Furnizorul primește o licență neexclusivă, gratuită, limitată în timp și scop strict la cele necesare pentru:

• Executarea Serviciilor pe care le-ai cerut.
• Backup, redundanță, securitate.
• Îmbunătățire generică a Platformei numai după agregare/anonimizare ireversibilă (nu se folosesc Date Personale identificabile pentru antrenare modele AI fără acordul tău expres separat).

Output-ul generat de agenții AI (transcripturi, sumarizări, sugestii de email etc.) îți este licențiat în mod gratuit și transferabil. Cu toate acestea, dat fiind caracterul probabilistic al modelelor AI, nu se poate garanta originalitatea sau unicitatea absolută a output-ului.

10Disclaimer servicii — „AS IS" / „AS AVAILABLE"

Furnizorul nu garantează că:

• Platforma va fi neîntreruptă, oportună, sigură sau lipsită de erori;
• Rezultatele obținute prin utilizarea Platformei vor fi exacte sau fiabile;
• Calitatea oricăror produse, servicii, informații sau alte materiale obținute prin Platformă va corespunde așteptărilor tale;
• Defectele sau erorile Platformei vor fi remediate într-un anumit termen;
• Acuratețea răspunsurilor agenților AI este garantată — output-ul LLM este probabilistic și poate conține „halucinații" sau informații incorecte. Vezi Notificarea AI.

Furnizorul își asumă doar obligații de diligență, exprimate ca „eforturi comerciale rezonabile" (reasonable commercial efforts), nu obligații de rezultat. Eficacitatea de business a campaniilor depinde în mod fundamental de:

• Calitatea listelor de contacte furnizate de Client;
• Conținutul prompturilor și knowledge base configurate de Client;
• Condițiile de piață și răspunsul Utilizatorilor Finali;
• Performanța furnizorilor terți (ElevenLabs, Twilio, OpenAI, Stripe, Meta etc.) care sunt în afara controlului direct al Furnizorului.

Toate garanțiile implicite (vandabilitate, conformitate cu un anumit scop, non-violare) sunt excluse în măsura maximă permisă de lege.

11Limitarea răspunderii

11.1 Plafonul răspunderii

În limitele maxime permise de legea aplicabilă, răspunderea totală cumulată a Furnizorului față de Client, pentru orice cauză (contractuală, delictuală, garanție, despăgubire sau alta), pentru toate pretențiile decurgând din sau în legătură cu acești Termeni sau Servicii, este limitată la suma totală efectiv plătită de Client Furnizorului în ultimele 12 (douăsprezece) luni imediat anterioare evenimentului care a dat naștere pretenției.

11.2 Excluderea daunelor indirecte

În niciun caz Furnizorul nu va răspunde pentru:

• Daune indirecte, accidentale, speciale, consecutive sau punitive de orice fel;
• Pierderea profitului, a veniturilor sau a oportunităților de business;
• Pierderea sau coruperea datelor (cu excepția obligațiilor explicite de backup din SLA);
• Pierderea de clientelă, reputație, goodwill;
• Costuri de procurare a serviciilor de înlocuire;
• Pretenții ale terților (cu excepția obligațiilor expres asumate de noi în secțiunea de indemnizare reciprocă);

chiar dacă Furnizorul a fost informat în prealabil despre posibilitatea unor astfel de daune și chiar dacă remediul prevăzut nu își atinge scopul esențial.

11.3 Aplicabilitate

Limitările de mai sus se aplică indiferent de teoria juridică invocată și se vor aplica chiar și în cazul în care o limitare specifică este considerată inaplicabilă. Limitările nu se aplică pentru:

• Cazuri în care legea aplicabilă imperativă interzice astfel de limitări (ex. vătămare corporală, deces, dol/intenție directă);
• Drepturile imperative ale consumatorilor B2C conform OUG 34/2014 și Legii 296/2004;
• Obligațiile de plată reciproce (Clientul trebuie să plătească abonamentul, Furnizorul trebuie să facă refund-urile prevăzute).

12Indemnizare

12.1 Indemnizare de către Client

Clientul se obligă să apere, despăgubească și exonereze de răspundere Furnizorul, afiliații, angajații, agenții, directorii și asociații săi, împotriva oricăror pretenții, cereri, acțiuni, costuri (inclusiv onorarii rezonabile de avocatură), daune sau pierderi rezultate din sau în legătură cu:

• Utilizarea Platformei de către Client sau de către Utilizatorii Finali ai acestuia;
• Conținutul Datelor Clientului (prompturi, liste de contacte, fișiere knowledge base, înregistrări);
• Încălcarea de către Client a acestor Termeni, AUP, DPA, Notificării de Conformitate a Apelurilor sau a oricăror legi aplicabile (în special GDPR, Legea 506/2004, Legea 365/2002, OUG 13/2012);
• Pretenții ale Utilizatorilor Finali ai Clientului (prospecți apelați, abonați WhatsApp etc.) privind apelurile efectuate, mesajele trimise, înregistrările făcute sau prelucrarea datelor personale;
• Încălcarea drepturilor de proprietate intelectuală ale terților prin Datele Clientului sau prin instrucțiunile date agentului AI;
• Calitatea de Operator a Clientului (în sensul GDPR Art. 4 pct. 7) pentru Datele Personale ale Utilizatorilor Finali;
• Sancțiuni administrative aplicate de ANSPDCP, ANPC sau altă autoritate ca urmare a faptelor Clientului.

12.2 Procedura de indemnizare

În cazul unei pretenții acoperite de această clauză, Furnizorul:

• Va notifica Clientul în scris despre pretenție în termen rezonabil;
• Va permite Clientului să preia, pe cheltuiala sa, apărarea — sub condiția ca apărarea să fie efectivă și să nu prejudicieze reputația Furnizorului;
• Va coopera rezonabil cu Clientul în cadrul apărării.

Furnizorul își rezervă dreptul de a prelua apărarea proprie cu propriul avocat, pe cheltuiala Clientului, atunci când consideră că apărarea Clientului este insuficientă.

13Roluri GDPR — Operator vs Persoană Împuternicită

Pentru orice Date cu Caracter Personal ale Utilizatorilor Finali prelucrate prin Platformă (de ex. numerele de telefon, înregistrările audio, transcripturile apelurilor, mesajele WhatsApp etc.):

• Clientul are calitatea de Operator (controller) — el decide scopurile și mijloacele prelucrării, el răspunde pentru baza legală (interes legitim B2B, consimțământ B2C), pentru notele de informare către Utilizatorii Finali și pentru exercitarea drepturilor acestora.
• Furnizorul are calitatea de Persoană Împuternicită (processor) — el execută prelucrarea strict pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, conform DPA.

Pentru datele despre Cont (email, nume, telefon contact, parolă, date facturare etc.), Furnizorul este Operator independent — vezi Politica de Confidențialitate.

14Suspendare și reziliere

14.1 Reziliere de către Client

Poți închide Contul oricând:

• Din /dashboard/subscription.php → „Anulează abonamentul" (acces Stripe Customer Portal);
• Prin email la [email protected] cu solicitare de ștergere cont.

Abonamentul rămâne activ până la sfârșitul perioadei plătite, fără refund pro-rata (cu excepția cazurilor prevăzute în Refund Policy).

14.2 Suspendare imediată de către Furnizor

Furnizorul își rezervă dreptul de a suspenda imediat, total sau parțial, Contul sau anumite funcționalități, fără preaviz și fără rambursare, în următoarele cazuri:

• Încălcarea acestor Termeni, AUP, DPA sau a oricărui document integrat;
• Indicii rezonabile de activitate frauduloasă, abuzivă sau ilegală;
• Pretenții credibile ale terților sau cereri de la autorități (ANSPDCP, ANPC, parchet, etc.);
• Risc de prejudiciu reputațional, tehnic sau de securitate pentru Furnizor sau alți utilizatori;
• Plata abonamentului eșuată după 14 zile de la prima notificare de eșec;
• Reverse-engineering, scraping, DDoS, abuz API peste 10× rate-ul standard al planului.

14.3 Reziliere pentru cauză

Furnizorul poate rezilia definitiv Contul cu notificare de 7 zile sau imediat în cazuri grave dacă:

• Clientul nu remediază o încălcare a Termenilor în 14 zile de la notificare;
• Plata abonamentului eșuează pentru mai mult de 30 zile consecutive;
• Clientul intră în insolvență, faliment, dizolvare;
• Activitatea Clientului expune Furnizorul la riscuri legale, penale sau reputaționale semnificative.

14.4 Efectele rezilierii

La reziliere:

• Accesul tău la Platformă încetează imediat;
• Datele Clientului sunt păstrate 30 zile pentru recuperare (export), apoi șterse definitiv (cu excepția datelor obligatorii legale — facturi 10 ani conform Cod Fiscal);
• Sumele restante devin imediat exigibile;
• Clauzele privind răspunderea, indemnizarea, confidențialitatea și legea aplicabilă supraviețuiesc rezilierii.

15SLA & disponibilitate

Nivelul de serviciu (uptime, timpi de răspuns, mentenanță programată) este reglementat separat de Acordul de Nivel de Serviciu (SLA).

16Confidențialitate reciprocă

Fiecare parte se obligă să păstreze confidențialitatea informațiilor non-publice ale celeilalte părți primite în cadrul executării acestor Termeni („Informații Confidențiale"), să le folosească doar pentru executarea contractului și să nu le divulge terților, cu excepția:

• Angajaților, consultanților sau subprocesatorilor care au nevoie de acces și sunt legați prin obligații echivalente de confidențialitate;
• Cazurilor impuse de lege sau de o autoritate competentă (cu notificare prealabilă către cealaltă parte, dacă e permisă).

Obligația supraviețuiește rezilierii contractului pe o perioadă de 5 ani.

17Forță majoră

Niciuna dintre părți nu va fi răspunzătoare pentru întârzieri sau neîndepliniri cauzate de evenimente în afara controlului său rezonabil, inclusiv (nelimitativ): dezastre naturale, război, terorism, atac cibernetic major, pandemie, măsuri ale autorităților, întreruperi prelungite ale internetului / infrastructurii cloud, indisponibilități prelungite ale subprocesatorilor critici (Twilio, Stripe, ElevenLabs, OpenAI, etc.).

Partea afectată va notifica cealaltă parte cât mai curând posibil și va depune eforturi rezonabile pentru a remedia situația.

18Cesionare

Clientul nu poate cesiona sau transfera acești Termeni, Contul sau drepturile/obligațiile sale fără acordul scris prealabil al Furnizorului.

Furnizorul poate cesiona acești Termeni către un succesor în drepturi în cazul unei fuziuni, achiziții, reorganizări sau vânzări de active substanțiale, cu notificare către Client.

19Modificarea termenilor

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni oricând. Modificările:

• Minore / clarificări — intră în vigoare imediat la publicare;
• Substanțiale (afectează prețuri, plafon răspundere, scope servicii etc.) — se notifică prin email cu cel puțin 30 zile înainte și banner în Dashboard;
• Continuarea utilizării Platformei după data de intrare în vigoare reprezintă acceptare implicită;
• Dezacordul se exprimă prin închiderea Contului înainte de data efectivă. Sumele plătite anticipat nu se refundă.

20Notificări

Toate notificările către Client se fac la adresa de email asociată Contului. Este responsabilitatea Clientului să mențină adresa actualizată.

Toate notificările către Furnizor se fac la [email protected] sau prin poștă recomandată la sediul social.

21Lege aplicabilă & jurisdicție

Acești Termeni sunt guvernați și interpretați conform legislației române, fără referire la regulile de conflict de legi, precum și dispozițiilor UE direct aplicabile (GDPR, Directiva 2000/31/CE e-Commerce, EU AI Act etc.).

Orice dispută se va rezolva întâi pe cale amiabilă prin negociere de bună-credință (notificare scrisă, termen de 30 zile pentru răspuns). În caz de neînțelegere, competența revine exclusiv instanțelor competente de la sediul social al Furnizorului (București).

Pentru consumatori B2C (persoane fizice care nu acționează în scop comercial), vezi și platforma SOL UE: https://ec.europa.eu/consumers/odr.

22Dispoziții diverse

• Întregul acord: Acești Termeni, împreună cu documentele integrate prin referință (Privacy, DPA, AUP, SLA, Customer Call Compliance, AI Disclosure, Subprocessors, Cookies, Refund), reprezintă întregul acord între părți și înlocuiesc orice înțelegere anterioară.
• Severabilitate: Dacă o clauză este considerată nulă sau inaplicabilă, restul rămâne valabil. Părțile vor înlocui clauza nulă cu una validă care reflectă cât mai fidel intenția inițială.
• Renunțare: Întârzierea sau omisiunea unei părți de a-și exercita un drept nu constituie renunțare la acel drept.
• Independență: Părțile sunt contractanți independenți. Nu se creează nicio relație de agenție, parteneriat, asociere sau angajare.
• Limba: Versiunea în limba română este originală și prevalează în caz de neconcordanță cu traducerile.

23Contact

Pentru orice întrebare legată de acești Termeni:

• Email general: [email protected]
• Email legal: [email protected]
• DPO / GDPR: [email protected]
• Telefon: +40 373 813 307
• Adresa poștală: SC GLOBAL DISTRIBUTION CENTER SRL, Str. Bibescu Voda 1, Bl. P4, Sc. 1, Et. 7, Ap. 19, Sectorul 4, București, România